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辦公室收納--紙質文件的收納整理

來源:東莞市文瑞文具有限公司   發布時間:2018-02-03   點擊量:5378

    辦公桌作為工作的戰場,很多時候都會變得一團亂,而大部分情況中的根源是文件多、雜、亂。

    后來抽屜和文件夾變成了文件們的“避難所”,只要有放著礙眼的就塞進文件夾和抽屜,那時候還覺得這個文件夾買的很值,結果時間久了,文件又成災了!

    除此之外,最讓人惱火的,是某一天想找一個文件,卻一直沒想起放在哪兒,結果又把文件都翻一遍,甚至還使讓旁邊的同事無法安心工作。讓文件資料不再堆積如山!你該這么做!

    辦公室收納的根本目的就是提高工作效率,所以對于文件的收納整理就圍繞著方便拿和快速找兩個維度進行。

    利茲·達本波特在其暢銷書《致辦公室總是亂七八糟的你》一說中說:“一個現代商務人士,平均每天會接到大約190種信息,一年花在找東西上的時間大約是150小時?!?br />
    如果按照每天工作八小時來計算,也就是說一個人把工作一年中19天的工作時間拿來找東西,而這個時間是我們總工作時間的十三分之。年工作日計算:365天/年 -104天/年(休息日) -10天/年(法定休假日)=251天/年÷19天/年 ≈ 13 如果我們將這部分時間用于休息和充電會不會更好呢?

    下面就進入辦公室收納——紙質文件的收納整理。

    顧名思義,紙質文件就是我們桌面上目之所及的紙質物品,可能包括合同、賬單、企劃書、書籍、雜志、DM單、筆記本等。這些資料并非是固定不變的,而是在日積月累中不斷增加,而之后的情況也是這樣。所以為了金貴的重要信息不被埋沒,寶貴的時間不被浪費在找東西上,我們開始對紙質文件進行收納整理。

    收納整理的步驟一如往常:分類 — 整理 — 收納 — 保持。這次還要著重提一下“斷舍離”,也就是 “廢棄文件” 的處理。

    處理掉無用的文件,把空間留下給有用的物品。辦公室不像家里,可以隨意增添擺設,隨意改造,而且空間大小也是固有的。在這些局限下,就注定我們要限制住物品的數量,不要將多余的東西留在辦公桌上。

    首先,將文件全部放在桌面上,進行物品選擇。

    接下來要做的是分類,因為每個人的工作性質不同,所需的文件不同,所以分類方法也會不同,大家就按照自己的需求選擇不同的分類方法。

    一次分類

    1、正在用的文件待完成的工作所要用到的資料

    2、需要保存的文件合同、項目策劃書這一類需要存檔的文件需要妥善保存好;珍貴的材料,在其他途徑上已經無法獲取的資料……

    二次分類

    統一文件大小,將一次分類的文件根據文件尺寸進行二次分類,一般文件都是A4紙大小的文件,但也有一些票據、賬單的尺寸比較特殊。如果你的文件大小都相似,或者你已經把不規則尺寸的文件都統一了,但這一次分類可以忽略。也可以把不同的文件裝進不同顏色的文件夾內,并添上備注標簽。

    處理大小不一的文件,一方面可以用回形針夾在相關文件中,也可以用訂書釘定在相關文件中?;蛑g放在有分層的塑料透明文件夾中。放在相關文件中和透明的文件夾中都是為了便于尋找,達到提高效率的目的。 其他分類:按照項目類型劃分按照內容劃分(如報表、合同等)按照日期劃分按照客戶名稱劃分 ……

    收納整理的目的是為了方便尋找,所以,不要給自己設定特別復雜的收納規律。找到最容易記住,最方便使用的才是王道。你可以給自己一個設定,比如說,合同都放在黑色的文件夾內。

    給裝有不同類型文件的盒子一個固定位置。根據使用頻率,將正在用的文件放在桌面文件夾內,已完成需要保存的文件放在抽屜中層收納,如沒有抽屜可以準備一個小的箱子,放在辦公桌下面靠近桌壁的角落里。 而放在桌面文件夾內的文件,需要按照使用頻率擺放,把最常用的放在最靠近自己的位置。



    對于保存已完成的文件,我一般是按照時間的先后順序擺放。最好,在豎立擺放的文件上方用標簽紙貼上時間?;蜃鲆粋€表格記錄好自己的文件存檔方式,這樣更便于快速尋找文件。

    文瑞辦公文具溫馨提示您:

    1、能用電子版的盡量不要打印成紙質的。

    2、定期清理,保證文件的最高價值。

    每完成一項工作就把不要的文件清理掉。還要每個月按時更新保存的的那些文件,避免舊的、不需要的文件沉積。

    上述關于辦公室收納--紙質文件的收納整理資訊信息文瑞PP文件夾廠家就分享到這啦,如果你想更多關相關資訊,可進入東莞市文瑞文具有限公司官網內部查詢搜索,文瑞將竭誠歡迎您的到來。

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